Politique de confidentialité

1. Objet et champ d’application

La présente politique s’applique au site serv3r.net et à ses sous-domaines (y compris l’espace client et les interfaces de gestion), ainsi qu’à tous les services fournis par Hébergement Serv3r.net inc. (le « Fournisseur », « nous »).

Constitue un renseignement personnel tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Il s’agit notamment du prénom et du nom, de l’adresse postale, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, des données de facturation et de l’adresse IP lorsqu’elle est associée à une personne identifiable.

La présente politique ne s’applique pas au contenu que vous hébergez sur les serveurs que vous louez. À l’égard de ce contenu, vous agissez comme responsable du traitement et nous agissons comme prestataire de services au sens de l’article 18.3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé : nous n’utilisons pas ce contenu à nos propres fins, sauf lorsque la loi l’exige ou pour assurer la sécurité et l’intégrité du réseau.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1), la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de l’entreprise est :

Le responsable veille à l’application de la présente politique, approuve les fins de la collecte, tient le registre des incidents de confidentialité et répond aux demandes d’accès, de rectification et de retrait.

3. Renseignements personnels recueillis

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins énoncées à la section 5.

4. Modes de collecte

Vos renseignements personnels sont recueillis :

• lorsque vous remplissez le formulaire d’inscription ou de commande ;
• lorsque vous ouvrez un billet de soutien, nous écrivez ou nous téléphonez ;
• lorsque vous participez à un sondage ou à un concours ;
• lorsque vous vous abonnez à nos communications ;
• automatiquement, au moyen des fichiers journaux et des fichiers témoins décrits à la section 7 ;
• auprès de notre prestataire de paiement, pour le résultat d’une transaction ou d’une vérification antifraude.
• auprès d’un Client qui exerce une activité de sous-revente, lorsqu’il nous communique les renseignements nécessaires à l’identification d’un utilisateur final visé par une plainte d’abus fondée ou par une demande légale.

À chaque collecte, nous vous informons des fins poursuivies, des moyens de collecte, des catégories de personnes qui y auront accès au sein de l’entreprise et de vos droits d’accès et de rectification.

5. Fins de l’utilisation

Vos renseignements ne sont utilisés à aucune autre fin sans votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige.

6. Consentement et fondements du traitement

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels avec votre consentement, lequel doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Le consentement est demandé pour chacune de ces fins et vaut jusqu’à ce qu’il soit retiré.

Certains traitements ne reposent pas sur le consentement, la loi les permettant expressément :

• l’exécution du contrat que vous avez conclu avec nous ;
• le respect d’une obligation légale ou d’une ordonnance ;
• la prévention et la détection de la fraude, dans le cadre de nos activités ;
• la protection de la sécurité des personnes, des biens et du réseau ;
• l’utilisation de renseignements dépersonnalisés ou anonymisés à des fins statistiques.

Un renseignement personnel sensible (par exemple une copie de pièce d’identité) ne peut être recueilli qu’avec un consentement donné expressément et distinctement.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des traitements nécessaires à l’exécution du contrat ou imposés par la loi ; le retrait peut alors rendre impossible la poursuite du service.

7. Fichiers journaux et témoins (cookies)

Nous recueillons certaines informations au moyen de fichiers journaux (« log files ») et de fichiers témoins (« cookies ») : adresse IP, système d’exploitation et navigateur, pages consultées et requêtes, date et heure de connexion, pages de provenance.

a) Catégories de fichiers témoins

b) Fichiers témoins déposés par des tiers

Lorsque vous y consentez, des fichiers témoins peuvent être déposés par les tiers suivants, dont les services sont intégrés au site :

Ces tiers appliquent leurs propres politiques de confidentialité, que nous vous invitons à consulter. Le consentement à la mesure d’audience ne vaut pas consentement au profilage et à la publicité : la bannière vous permet d’accepter l’un sans l’autre, et de revenir sur votre choix en tout temps.

c) Refus des fichiers témoins

Vous pouvez refuser les fichiers témoins non nécessaires au moyen de la bannière du site ou en configurant votre navigateur. La navigation demeure possible ; certaines fonctions peuvent toutefois être dégradées, ce qui ne peut nous être reproché.

8. Communication à des tiers

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les échangeons pas à des fins commerciales. Nous les communiquons uniquement aux catégories de destinataires suivantes, et seulement dans la mesure nécessaire :

Chaque prestataire est lié par un contrat écrit qui limite l’usage des renseignements aux seules fins convenues et impose des mesures de sécurité appropriées.

9. Communication à l’extérieur du Québec

Certains de nos prestataires sont établis à l’extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada, aux États-Unis et en Europe — c’est le cas des éditeurs et distributeurs de licences logicielles visés à la section 8. Avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous réalisons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée conformément à l’article 17 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Cette évaluation porte notamment sur :

• la sensibilité des renseignements et les fins de leur utilisation ;
• les mesures de protection dont ils bénéficieraient, y compris contractuelles ;
• le régime juridique applicable dans le territoire de destination, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y ont cours.

La communication n’a lieu que si l’évaluation démontre que les renseignements bénéficieraient d’une protection adéquate, et elle fait l’objet d’une entente écrite.

9.1 Infogérance à couverture étendue

Cette sous-traitance suppose un accès administrateur au serveur infogéré. Elle est donc encadrée plus strictement que les autres communications décrites ici : accès par un serveur de rebond que nous exploitons, comptes nominatifs, journalisation conservée par nous, interdiction de copier ou de conserver quelque contenu que ce soit, accès limités dans le temps et révoqués automatiquement.

Aucun accès de cette nature n’est ouvert avant qu’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée soit complétée et qu’une entente écrite soit conclue. Vous en êtes informé avant de souscrire un tel plan, et vous pouvez demander que votre service soit exécuté exclusivement depuis le Québec.

Vous pouvez obtenir la liste à jour des territoires concernés en écrivant à admin@serv3r.net.

10. Hébergement et localisation des renseignements

Le site et la plateforme de gestion des services sont hébergés par Hébergement Serv3r.net inc. sur sa propre infrastructure. Le siège de l’entreprise est situé au 3235, avenue de la Gare, Mascouche (Québec) J7K 3C1, Canada, et son numéro de téléphone est le 1 888 391-7563.

Les équipements sont situés dans des centres de données au Canada. Certaines sauvegardes et certains services de tiers énumérés à la section 8 peuvent être situés aux États-Unis ; ces communications sont assujetties à la section 9.

Les renseignements demeurent hébergés au Canada même lorsqu’un plan d’infogérance à couverture étendue est exécuté depuis l’étranger : c’est l’accès qui a lieu hors du Québec, non le stockage. La section 9.1 s’y applique.

11. Durée de conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons.

À l’expiration de ces durées, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés selon des pratiques généralement reconnues.

12. Mesures de sécurité

Nous prenons les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels, compte tenu de leur sensibilité, de leur quantité, de leur répartition et de leur support :

• chiffrement des communications par TLS 1.2 ou supérieur ;
• chiffrement des sauvegardes et des supports contenant des renseignements sensibles ;
• authentification multifacteur pour les accès administratifs ;
• gestion des accès selon le principe du moindre privilège et journalisation des accès ;
• pare-feu, détection d’intrusion et surveillance continue du réseau ;
• application régulière des correctifs de sécurité et durcissement des systèmes ;
• sauvegardes automatiques de nos propres systèmes et vérification des restaurations ;
• contrôle de l’accès physique aux centres de données ;
• engagement de confidentialité du personnel et sensibilisation à la protection des renseignements personnels ;
• destruction sécuritaire des supports en fin de vie.

Aucun mécanisme ne garantit une sécurité absolue ; la transmission de renseignements par Internet comporte toujours une part de risque.

13. Incidents de confidentialité

Constitue un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés d’un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

En cas d’incident, nous prenons sans délai des mesures raisonnables pour en diminuer les risques et éviter qu’un nouvel incident de même nature ne survienne. Lorsque l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que les personnes concernées, et, le cas échéant, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous pouvons également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de réduire le risque.

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, conservé pendant au moins cinq (5) ans, dont copie peut être transmise à la Commission sur demande.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions et des exceptions prévues par la loi, vous pouvez exercer les droits suivants à l’égard des renseignements personnels que nous détenons sur vous :

15. Comment exercer vos droits

Adressez votre demande au responsable de la protection des renseignements personnels :

Pour que nous puissions donner suite à votre demande, veuillez indiquer vos prénom et nom, l’adresse courriel associée à votre compte et, s’il y a lieu, votre numéro de client. Nous pouvons vous demander une vérification d’identité proportionnée à la sensibilité des renseignements visés.

Nous répondons par écrit dans un délai maximal de trente (30) jours suivant la réception de la demande. L’accès et la communication sont gratuits ; des frais raisonnables peuvent être exigés pour la transcription, la reproduction ou la transmission, auquel cas nous vous en informons au préalable et vous pouvez alors renoncer à votre demande. Tout refus est motivé par écrit, indique la disposition de loi sur laquelle il s’appuie et vous informe de vos recours ainsi que du délai pour les exercer.

La suppression de votre espace personnel peut être demandée en ouvrant un billet dans l’espace client. Certains renseignements sont néanmoins conservés pour les durées légales indiquées à la section 11.

16. Décisions fondées sur un traitement automatisé

Nous utilisons des contrôles automatisés à des fins de prévention de la fraude et de détection des abus réseau, lesquels peuvent conduire au refus d’une commande ou à la suspension d’un service.

Lorsqu’une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, nous vous en informons au moment de la décision. Vous avez alors le droit d’être informé des renseignements personnels utilisés, des principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et de faire rectifier ceux de ces renseignements qui seraient inexacts. Vous pouvez présenter vos observations à une personne de l’entreprise en mesure de réviser la décision, en écrivant à admin@serv3r.net.

17. Renseignements concernant les personnes mineures

Nos services s’adressent à une clientèle majeure. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, le consentement au traitement des renseignements personnels d’un mineur de moins de quatorze (14) ans doit être donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur. Un mineur de quatorze (14) ans et plus peut consentir lui-même, sauf lorsque la collecte auprès d’un tiers exige le consentement du titulaire de l’autorité parentale.

Nous pouvons vérifier par tout moyen raisonnable l’âge de la personne concernée ou l’existence du consentement parental, et nous détruisons sans délai les renseignements recueillis en contravention de cette règle.

18. Plaintes

Si vous estimez que nous n’avons pas respecté vos droits ou la présente politique, veuillez d’abord communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels (section 15). Nous accusons réception de toute plainte et y répondons par écrit.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser :

• à la Commission d’accès à l’information du Québec — https://www.cai.gouv.qc.ca — pour les questions relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ;
• au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada — https://www.priv.gc.ca — pour les questions relevant de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ;
• à tout tribunal compétent.

19. Clients situés dans l’Espace économique européen ou au Royaume-Uni

Lorsque le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ou le régime britannique équivalent s’applique à un traitement que nous effectuons, nous nous y conformons et vous bénéficiez en outre des droits qu’ils prévoient, notamment les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité, ainsi que du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Les transferts vers le Canada s’appuient sur la décision d’adéquation de la Commission européenne visant les organisations canadiennes assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou, à défaut, sur des clauses contractuelles types.

20. Modification de la politique

La présente politique peut être consultée en tout temps à l’adresse https://serv3r.net/conditions/. Nous pouvons la modifier afin de tenir compte de l’évolution de nos activités ou du droit applicable. Toute version révisée est publiée avec sa date d’entrée en vigueur. Lorsque la modification est importante, nous vous en avisons par courriel ou par un avis bien visible sur le site avant son entrée en vigueur. En continuant d’utiliser le site ou les services après cette date, vous reconnaissez avoir pris connaissance de la version révisée.

21. Législation applicable

Nous nous engageons à respecter :

• la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P-39.1, telle que modifiée par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, L.Q. 2021, c. 25 (« Loi 25 ») ;
• la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5 ;
• le Code civil du Québec, RLRQ, c. CCQ-1991, notamment ses articles 35 à 41 ;
• la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, RLRQ, c. C-1.1 ;
• la Loi canadienne anti-pourriel, L.C. 2010, ch. 23 ;
• le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), dans la mesure où il s’applique (voir la section 19).

Conformément à la Charte de la langue française (RLRQ, c. C-11), la version française de la présente politique constitue la version officielle. Une traduction anglaise peut être fournie à titre de commodité ; en cas de divergence, la version française prévaut.

La présente politique est régie par les lois applicables dans la province de Québec et par les lois fédérales du Canada qui y sont applicables. Sous réserve de toute disposition d’ordre public permettant à une personne concernée de s’adresser au tribunal de son domicile ou à l’autorité de contrôle compétente, les parties attribuent compétence aux tribunaux du district judiciaire de Montréal (Québec).

22. Coordonnées